Kasa fiskalna w sklepie internetowym – kiedy jest obowiązkowa? (2026)

„Czy muszę mieć kasę fiskalną?” to jedno z pierwszych pytań przy zakładaniu sklepu. Dobra wiadomość jest taka, że większość małych sklepów wysyłkowych nie musi. Gorsza: tylko pod konkretnymi warunkami. A niektóre towary są ze zwolnienia wyłączone całkowicie, bez względu na to, jak i ile sprzedajesz.

Kiedy kasa nie jest potrzebna

Sprzedaż wysyłkowa jest zwolniona z ewidencjonowania na kasie, jeśli wszystkie cztery warunki są spełnione jednocześnie.

Po pierwsze, towar nie znajduje się na liście wyłączeń (o niej za chwilę).

Po drugie, dostawa odbywa się przez pocztę albo firmę kurierską. Własny transport albo dowóz przez Twoich pracowników nie spełnia warunku.

Po trzecie, całą zapłatę dostajesz na swój rachunek, bankowy albo w SKOK-u, za pośrednictwem banku, poczty lub SKOK-u. Nie ma znaczenia, czy klient płaci przelewem, BLIK-iem czy przez bramkę płatności.

Po czwarte, z dokumentacji jednoznacznie wynika, czego dotyczy płatność i kto ją zrobił. W praktyce wystarczy numer zamówienia powiązany z płatnością i danymi kupującego, co większość platform robi sama.

Towary, przy których kasa jest zawsze

Bez względu na sposób sprzedaży i obrót kasę musisz mieć przy sprzedaży m.in.: komputerów, laptopów, tabletów, konsol i części do nich; elektroniki takiej jak telewizory, telefony, smartwatche, monitory, nawigacje, nośniki danych czy urządzenia alarmowe; sprzętu optycznego i fotograficznego, czyli lornetek, projektorów, aparatów i obiektywów; nagranych i czystych nośników danych; oraz perfum i wód toaletowych.

Pełna lista jest w rozporządzeniu w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

A pobranie?

Tu jest haczyk. Warunkiem zwolnienia jest otrzymanie całej zapłaty na rachunek, a przy pobraniu pieniądze najpierw trafiają do kuriera. To najczęstsza sytuacja, w której sklep traci zwolnienie albo musi bardzo dokładnie dokumentować, jak płyną pieniądze. Jeśli chcesz oferować pobranie, ustal z księgowym, jak to zrobić.

Pobranie ma też inne wady, takie jak koszty i nieodebrane paczki; więcej w tekście o płatnościach w sklepie.

Limit 20 tys. zł

Niezależnie od zwolnienia dla sprzedaży wysyłkowej istnieje zwolnienie ze względu na obrót. Jeśli sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności i rolników ryczałtowych nie przekracza 20 000 zł w roku, możesz nie mieć kasy. Jeśli zaczynasz działalność w trakcie roku, limit liczysz proporcjonalnie.

Uwaga: to zwolnienie też nie obejmuje towarów z listy wyłączeń.

Działalność nierejestrowana

Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną również mogą mieć obowiązek ewidencjonowania na kasie, np. przy sprzedaży towarów z listy wyłączeń. W typowym sklepie wysyłkowym z płatnością na rachunek korzystają ze zwolnienia na tych samych zasadach co firmy.

Do kiedy to obowiązuje

Obecne zwolnienia z kas mają zastosowanie najdłużej do 31 grudnia 2027 roku. Śledź zmiany przepisów. Zaktualizuję ten tekst, gdy pojawią się nowe regulacje.

Test w cztery pytania

Pytanie	Jeśli „tak”
Sprzedajesz elektronikę, sprzęt komputerowy, foto, perfumy?	Potrzebujesz kasy
Dostarczasz towar własnym transportem?	Prawdopodobnie potrzebujesz kasy
Przyjmujesz płatność gotówką (pobranie, odbiór osobisty)?	Sprawdź z księgowym
Wszystkie płatności trafiają na rachunek i są powiązane z zamówieniem?	Prawdopodobnie zwolnienie

Pozostałe obowiązki prawne sklepu opisałem w tekstach o regulaminie i VAT w sklepie internetowym.