KSeF w sklepie internetowym – kogo dotyczy i co zmienia w fakturowaniu

O KSeF mówi się od lat i równie długo właściciele małych sklepów się go boją. Uspokajam: jeśli sprzedajesz głównie konsumentom, zmiana jest dużo mniejsza, niż się wydaje. Kilka rzeczy trzeba jednak ogarnąć, a jedna z nich dotyczy każdego, nawet sklepu, który nie wystawia ani jednej faktury.

KSeF w jednym akapicie

Krajowy System e-Faktur to państwowa platforma, przez którą firmy wystawiają i odbierają faktury ustrukturyzowane, czyli pliki XML w określonym formacie. Faktura nie leci już mailem jako PDF. Trafia do systemu, a odbiorca pobiera ją stamtąd.

Terminy

Okres	Kogo dotyczy
Od lutego 2026 r.	Duże firmy
Od kwietnia 2026 r.	Praktycznie wszyscy przedsiębiorcy
Do końca 2026 r.	Firmy mieszczące się w limicie 10 000 zł miesięcznie mogą wystawiać faktury poza KSeF

Limit 10 000 zł, czyli kto może jeszcze poczekać

Jeśli faktury, które musiałbyś wystawić w KSeF, nie przekraczają łącznie 10 000 zł miesięcznie, do końca 2026 r. możesz wystawiać je po staremu.

I tu najważniejsza informacja dla sklepów: sprzedaż konsumentom do tego limitu się nie wlicza. Nie liczą się też paragony fiskalne ani paragony z NIP do 450 zł. Limit liczysz według daty wystawienia faktury, nie daty sprzedaży.

Uwaga na jedno: gdy limit przekroczysz, obowiązek zaczyna się od faktury, która go przekroczyła. I nie ma odwrotu. Nie wracasz poza system w kolejnym, spokojniejszym miesiącu.

Co to znaczy dla Twojego sklepu

Jeśli sprzedajesz głównie konsumentom, sprzedaż dokumentujesz tak jak dotąd: paragonami albo ewidencją, w zależności od Twojej sytuacji (więcej w tekście o kasie fiskalnej w sklepie). Faktury dla firm, które od czasu do czasu prosi klient, wystawiasz w KSeF, a jeśli mieścisz się w limicie, do końca 2026 r. możesz poza nim. Faktury zakupowe odbierasz z KSeF.

Jeśli sprzedajesz firmom, każda faktura idzie przez system. Klient nie dostaje już PDF-a jako oryginału. Możesz mu go wysłać jako wizualizację z numerem KSeF, ale oryginałem jest plik w systemie. Twój program do faktur musi być z KSeF zintegrowany.

Przygotowanie w praktyce

1. Policz, ile miesięcznie fakturujesz firmom. To powie Ci, czy mieścisz się w limicie.
2. Wybierz program do faktur z integracją KSeF. Większość popularnych programów online już ją ma.
3. Połącz go ze sklepem, żeby faktury dla firm wystawiały się same po opłaceniu zamówienia. Shoper, WooCommerce i Shopify mają integracje z popularnymi systemami fakturowymi. Jeśli sprzedajesz w kilku kanałach naraz, pomoże Base (dawniej BaseLinker).
4. Nadaj uprawnienia do KSeF sobie i biuru rachunkowemu.
5. Dodaj w koszyku pole „Chcę fakturę na firmę” z NIP. Inaczej nie będziesz wiedzieć, które zamówienia wymagają e-faktury.
6. Przetestuj kilka zamówień, zanim przyjdzie gorący sezon.

Pytania, które padają najczęściej

Czy trzeba przerabiać sklep? Zwykle nie. Zmienia się program do faktur i jego integracja, a sam sklep zostaje bez zmian.

Co z korektami? Korekty faktur wystawionych w KSeF też wystawiasz w KSeF.

A faktury dla klientów z zagranicy? Tu zasady są odrębne i warto je ustalić z księgowym, jeśli sprzedajesz poza Polskę.

Reszta podatkowych tematów sklepu jest w tekstach o VAT w sklepie internetowym i sklepie bez działalności gospodarczej.